RPA là gì? RPA và Workflow Automation: doanh nghiệp nên chọn cái nào

RPA là gì? RPA (Robotic Process Automation) là công nghệ dùng “robot phần mềm” bắt chước thao tác của con người trên giao diện máy tính: mở ứng dụng, bấm nút, sao chép dữ liệu từ màn hình này sang màn hình khác. Workflow Automation thì tự động hóa quy trình bằng cách kết nối các hệ thống qua API và điều phối công việc giữa con người với nhau. Hai cách đều giúp giảm việc lặp lại, nhưng phù hợp với những tình huống khác nhau. Bài viết so sánh RPA và Workflow Automation để doanh nghiệp chọn đúng.

RPA là gì và hoạt động thế nào

Robot RPA được “dạy” một chuỗi thao tác cố định, ví dụ: đăng nhập cổng ngân hàng, tải sao kê, mở phần mềm kế toán, nhập từng dòng vào form. Robot làm việc trên giao diện giống hệt con người, nên không cần phần mềm kia có API. Các công cụ RPA phổ biến gồm UiPath, Automation Anywhere, Microsoft Power Automate (phần desktop flow).

Điểm mạnh của RPA:

• Tự động hóa được cả phần mềm cũ, phần mềm không có API, cổng web của bên thứ ba.
• Triển khai nhanh cho một tác vụ cụ thể, không cần sửa hệ thống hiện có.

Điểm yếu của RPA:

• Dễ gãy: giao diện thay đổi một nút, một vị trí, robot có thể chạy sai hoặc dừng.
• Chậm và tốn tài nguyên so với gọi API trực tiếp.
• Tự động hóa cách làm cũ thay vì cải tiến quy trình.
• Cần quản lý tài khoản đăng nhập mà robot dùng, cùng chi phí bản quyền và máy chạy robot.

Workflow Automation là gì

Workflow Automation tự động hóa quy trình ở tầng dữ liệu và nghiệp vụ: khi có sự kiện (đơn hàng mới, hồ sơ được duyệt, khách thanh toán), hệ thống tự gọi API để cập nhật phần mềm khác, giao việc cho người tiếp theo, gửi thông báo, nhắc hạn. Có thể dùng nền tảng như Power Automate (cloud flow), n8n, Zapier, Make, hoặc xây riêng khi quy trình phức tạp.

Workflow Automation bao gồm cả các quy trình có con người tham gia như đề xuất, phê duyệt, giao việc, nơi phần mềm giữ vai trò điều phối, không chỉ chuyển dữ liệu.

So sánh RPA và Workflow Automation

• Cách kết nối: RPA thao tác qua giao diện. Workflow Automation kết nối qua API, webhook, cơ sở dữ liệu.
• Độ ổn định: RPA phụ thuộc giao diện, dễ hỏng khi giao diện đổi. Workflow qua API ổn định hơn, chỉ thay đổi khi API đổi phiên bản.
• Tốc độ, khối lượng: RPA phù hợp khối lượng vừa phải. Workflow qua API xử lý được khối lượng lớn, gần thời gian thực.
• Điều kiện áp dụng: RPA dùng được khi hệ thống không có API. Workflow cần hệ thống có API hoặc có cách trao đổi dữ liệu.
• Con người trong quy trình: RPA chủ yếu thay thế thao tác của một người. Workflow điều phối việc giữa nhiều người và nhiều hệ thống.

Khi nào chọn RPA, khi nào chọn Workflow Automation

Chọn RPA khi:

• Phần mềm cần tự động hóa không có API và không thể nâng cấp, ví dụ phần mềm cũ, cổng web của cơ quan, đối tác.
• Tác vụ ổn định, quy tắc rõ ràng, giao diện ít thay đổi.
• Cần giải pháp tạm thời trong lúc chờ thay hệ thống.

Chọn Workflow Automation khi:

• Các hệ thống đều có API hoặc có thể bổ sung API.
• Quy trình có nhiều người tham gia, cần duyệt, giao việc, theo dõi hạn xử lý.
• Khối lượng giao dịch lớn, cần chạy liên tục và tin cậy.
• Muốn cải tiến quy trình, không chỉ làm nhanh hơn cách làm cũ.

Trong thực tế, hai cách thường được kết hợp: Workflow Automation làm xương sống điều phối, RPA chỉ dùng cho vài bước bắt buộc phải thao tác qua giao diện.

Còn AI thì đứng ở đâu?

Cả RPA và Workflow Automation truyền thống đều cần dữ liệu có cấu trúc và quy tắc rõ ràng. AI bổ sung khả năng xử lý phần không có cấu trúc: đọc chứng từ, phân loại email, trích thông tin từ văn bản, rồi đưa kết quả vào quy trình tự động. Ví dụ đọc hóa đơn, chứng từ bằng AI được trình bày trong bài Document AI: tự động đọc hóa đơn, chứng từ kế toán.

Cách bắt đầu tự động hóa quy trình

1. Liệt kê các việc lặp lại và ước lượng thời gian mỗi tuần dành cho chúng.
2. Chọn quy trình có quy tắc rõ và tần suất cao để làm trước.
3. Kiểm tra các hệ thống liên quan có API không. Có thì ưu tiên tích hợp qua API; không có thì cân nhắc RPA hoặc nâng cấp hệ thống.
4. Xác định người chịu trách nhiệm khi tự động hóa gặp lỗi và cách nhận cảnh báo.
5. Đo kết quả rồi mở rộng sang quy trình tiếp theo.

Các dấu hiệu cho thấy một quy trình nên được tự động hóa có trong bài Dấu hiệu doanh nghiệp cần tự động hóa quy trình.

DTCSoft xây dựng các luồng tự động hóa kết nối hệ thống qua API, có nhật ký và cảnh báo lỗi, kết hợp AI khi cần xử lý dữ liệu không có cấu trúc. Tìm hiểu thêm về giải pháp tự động hóa quy trình và dịch vụ AI và tự động hóa.

Câu hỏi thường gặp