Phần mềm quản lý kho đa chi nhánh: cần những tính năng gì?

Một phần mềm quản lý kho cho doanh nghiệp nhiều chi nhánh cần làm được ba việc cốt lõi: ghi nhận mọi giao dịch nhập, xuất, điều chuyển ngay khi chúng xảy ra; cho biết chính xác hàng đang nằm ở kho nào, kệ nào, lô nào; và cung cấp số tồn khả dụng đúng cho các kênh bán. Các tính năng khác như cảnh báo tồn, kiểm kê bằng mã vạch hay báo cáo đều xây trên nền ba việc này. Bài viết liệt kê những tính năng cần có, cách đánh giá và những lưu ý khi triển khai.

Dấu hiệu doanh nghiệp cần phần mềm quản lý kho

Excel và sổ giấy vẫn đủ khi chỉ có một kho, ít mã hàng và một người phụ trách. Khi mở thêm chi nhánh hoặc bán thêm kênh online, các vấn đề sau bắt đầu xuất hiện:

• Phiếu nhập xuất ghi tay, cuối ngày mới nhập lại vào Excel. Số tồn trong ngày luôn chậm hơn thực tế.
• Điều chuyển hàng giữa chi nhánh báo qua điện thoại hoặc Zalo. Hàng đã rời kho này nhưng chưa vào kho kia, không ai chịu trách nhiệm cho khoảng giữa.
• Kiểm kê định kỳ mới phát hiện chênh lệch, và không truy được chênh lệch phát sinh từ giao dịch nào.
• Bán online không biết còn bao nhiêu hàng ở đâu, dẫn đến nhận đơn rồi phải hủy vì hết hàng.
• Hàng hết hạn hoặc tồn lâu không bán được chỉ được phát hiện khi đã quá muộn.

Nếu doanh nghiệp gặp từ hai dấu hiệu trở lên, chi phí của việc tiếp tục quản lý thủ công thường đã lớn hơn chi phí đầu tư phần mềm, chỉ là nó nằm rải rác ở hàng thất thoát, đơn bị hủy và thời gian đối soát.

WMS, phần mềm quản lý kho và ERP khác nhau thế nào

Ba khái niệm này hay bị dùng lẫn:

• Phần mềm quản lý kho (theo nghĩa phổ biến ở Việt Nam): quản lý nhập, xuất, tồn theo mã hàng và theo kho. Thường đi kèm phần mềm bán hàng.
• WMS (Warehouse Management System): đi sâu vào vận hành bên trong kho: vị trí kệ, lô, hạn dùng, quy trình lấy hàng, đóng gói, kiểm kê bằng mã vạch.
• ERP: hệ thống quản trị tổng thể, trong đó kho là một phân hệ bên cạnh mua hàng, bán hàng, kế toán, sản xuất.

Doanh nghiệp không cần chọn theo tên gọi. Điều cần xác định là bạn cần quản lý đến mức nào: chỉ số lượng theo kho, hay đến từng vị trí và từng lô hàng.

Những tính năng cần có trong phần mềm quản lý kho đa chi nhánh

1. Danh mục hàng hóa và mã vạch

Mỗi mã hàng có đơn vị tính, quy đổi đơn vị (thùng, hộp, cái), mã vạch, thuộc tính (màu, size) nếu có. Danh mục hàng hóa sạch là điều kiện để mọi báo cáo phía sau đúng. Phần mềm nên hỗ trợ in tem mã vạch cho hàng chưa có mã của nhà sản xuất.

2. Đủ các loại giao dịch kho

Ngoài nhập mua và xuất bán, kho đa chi nhánh còn có điều chuyển, trả hàng nhà cung cấp, khách trả hàng, xuất hủy, xuất dùng nội bộ, điều chỉnh sau kiểm kê. Mỗi loại cần có phiếu riêng, người lập, người duyệt và lý do, để khi kiểm tra có thể lần ngược mọi thay đổi tồn kho.

3. Điều chuyển giữa chi nhánh có trạng thái

Phiếu điều chuyển nên đi qua các trạng thái: đã tạo, đã xuất kho (hàng đang đi đường), đã nhận đủ hoặc nhận thiếu. Hàng đi đường không thuộc tồn của kho gửi, cũng chưa thuộc tồn của kho nhận, nhưng vẫn phải hiện trên báo cáo. Đây là chỗ Excel gần như không quản lý được.

4. Quản lý theo vị trí, lô và hạn dùng

Với kho lớn, cần biết hàng nằm ở dãy, kệ, tầng nào để nhân viên lấy hàng nhanh. Với hàng có hạn dùng (thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm), cần quản lý theo lô và áp dụng nguyên tắc hết hạn trước xuất trước (FEFO) hoặc nhập trước xuất trước (FIFO).

5. Kiểm kê bằng mã vạch trên điện thoại

Thủ kho quét mã bằng điện thoại hoặc máy quét cầm tay, phần mềm tự so với tồn trên hệ thống và lập phiếu chênh lệch. Nên hỗ trợ kiểm kê từng phần (theo khu, theo nhóm hàng) để không phải dừng bán cả kho. Ở kho có sóng yếu, app cần lưu phiếu trên máy và đồng bộ khi có mạng.

6. Tách tồn thực tế và tồn khả dụng

Tồn thực tế là số hàng đang nằm trong kho. Tồn khả dụng là phần có thể bán, sau khi trừ hàng đã giữ cho đơn chưa giao, hàng đang chờ kiểm tra hoặc hàng lỗi. Kênh bán online phải dựa vào tồn khả dụng, nếu không sẽ nhận đơn vượt số hàng thật.

7. Cảnh báo tồn

Cảnh báo khi tồn xuống dưới mức tối thiểu, hàng sắp hết hạn, hàng không luân chuyển trong một khoảng thời gian. Cảnh báo nên gửi đúng người phụ trách chi nhánh hoặc bộ phận mua hàng, không gửi chung cho tất cả.

8. Đồng bộ với kênh bán và kế toán

Tồn khả dụng cần cập nhật cho phần mềm bán hàng tại cửa hàng (POS), website và sàn thương mại điện tử. Phiếu nhập xuất cần chuyển sang phần mềm kế toán để tính giá vốn. Hỏi rõ nhà cung cấp: kết nối sẵn với hệ thống nào, qua API hay nhập file, đồng bộ theo thời gian thực hay theo lịch.

9. Phân quyền theo chi nhánh

Thủ kho chỉ thao tác trên kho của mình, quản lý chi nhánh xem được báo cáo chi nhánh, kế toán xem toàn bộ nhưng không sửa phiếu đã duyệt. Mọi thao tác sửa, xóa cần có nhật ký.

10. Báo cáo cho quản lý

Tối thiểu cần: tồn theo kho và theo thời điểm, nhập xuất tồn theo kỳ, hàng đi đường, chênh lệch kiểm kê, hàng chậm luân chuyển, hàng sắp hết hạn. Báo cáo nên xem được tại thời điểm quá khứ, ví dụ tồn kho vào ngày cuối tháng trước.

Một điểm kỹ thuật nên hỏi: tồn kho được tính như thế nào

Có hai cách phần mềm lưu tồn kho. Cách thứ nhất lưu một con số tồn và sửa trực tiếp mỗi khi có giao dịch. Cách thứ hai lưu toàn bộ giao dịch vào một sổ kho, số tồn là kết quả cộng trừ từ sổ đó. Cách thứ hai giúp truy được nguồn gốc mọi chênh lệch và xem lại tồn tại bất kỳ thời điểm nào.

Với nhiều chi nhánh và nhiều kênh bán, giao dịch xảy ra cùng lúc trên cùng một mã hàng là chuyện thường ngày. Nên hỏi nhà cung cấp phần mềm xử lý trường hợp này ra sao, và thử tạo hai đơn cùng lúc cho món hàng chỉ còn một chiếc trong thời gian dùng thử.

Dùng phần mềm có sẵn hay xây theo yêu cầu

Phần mềm quản lý kho có sẵn phù hợp khi quy trình kho phổ biến: nhập, xuất, điều chuyển, kiểm kê theo mã hàng. Nên cân nhắc xây theo yêu cầu khi:

• Cần quản lý đến vị trí kệ, lô, hạn dùng mà phần mềm có sẵn không hỗ trợ hoặc chỉ có ở gói cao.
• Kho phải nối chặt với hệ thống đang dùng: ERP, phần mềm sản xuất, cổng đặt hàng của đại lý.
• Quy trình đặc thù, ví dụ hàng ký gửi, hàng mượn trả, kho thành phẩm gắn với lệnh sản xuất.

Cách so sánh chi tiết có trong bài Khi nào nên xây phần mềm riêng thay vì mua sẵn?, còn các yếu tố quyết định giá có trong bài Chi phí làm phần mềm theo yêu cầu. Bạn có thể xem một ví dụ cách tổ chức hệ thống tại dự án tham khảo Quản lý kho đa chi nhánh (WMS).

Triển khai phần mềm quản lý kho: những việc cần chuẩn bị

1. Chuẩn hóa danh mục hàng hóa: gộp mã trùng, thống nhất đơn vị tính, gán mã vạch.
2. Quy định quy trình kho trên giấy trước: ai lập phiếu, ai duyệt, khi nào hàng được tính là đã nhận.
3. Kiểm kê đầu kỳ: số tồn ban đầu đưa vào phần mềm phải là số đếm thực tế, không lấy từ Excel.
4. Chạy thử ở một chi nhánh, điều chỉnh quy trình, rồi mới chuyển dần các chi nhánh còn lại.
5. Tích hợp kênh bán sau khi số tồn đã ổn định, tránh đẩy số tồn sai ra website và sàn.

Những sai lầm thường gặp

• Đưa số tồn từ Excel vào phần mềm mà không kiểm kê. Sai số cũ được chuyển nguyên sang hệ thống mới.
• Cho phép sửa trực tiếp số tồn. Mọi điều chỉnh nên đi qua phiếu kiểm kê có lý do và người duyệt.
• Bỏ qua trạng thái hàng đi đường. Chênh lệch giữa chi nhánh sẽ không giải thích được.
• Chọn phần mềm chỉ dùng tốt trên máy tính. Thủ kho làm việc ở kệ hàng, không ngồi bàn.

Nếu doanh nghiệp cần một hệ thống kho khớp với quy trình riêng và kết nối với các phần mềm đang dùng, DTCSoft có thể cùng bạn phân tích và xây dựng. Tìm hiểu thêm về phát triển phần mềm quản lý theo yêu cầu và giải pháp bán hàng đa kênh.

Câu hỏi thường gặp