ERP là gì? Khi nào nên dùng ERP, khi nào dùng phần mềm theo module

ERP là gì? ERP (Enterprise Resource Planning, hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là hệ thống phần mềm tích hợp nhiều nghiệp vụ như tài chính kế toán, mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất, nhân sự trên một cơ sở dữ liệu chung. Điểm mạnh của ERP là dữ liệu thống nhất, nhưng đổi lại chi phí và công sức triển khai lớn. Bài viết giải thích ERP gồm những gì, khi nào doanh nghiệp nên dùng ERP và khi nào cách làm theo từng module, kết nối với nhau, lại phù hợp hơn.

ERP là gì và gồm những phân hệ nào

Một hệ thống ERP thường có các phân hệ:

• Tài chính, kế toán: sổ cái, công nợ phải thu, phải trả, tài sản, giá thành.
• Mua hàng: đề nghị mua, đơn mua, nhà cung cấp, nhận hàng.
• Bán hàng: báo giá, đơn bán, giá bán, chiết khấu, giao hàng.
• Kho: nhập, xuất, chuyển kho, tồn kho, kiểm kê.
• Sản xuất: định mức nguyên vật liệu, lệnh sản xuất, kế hoạch, tiến độ.
• Nhân sự, tiền lương (tùy hệ thống).

Điểm khác biệt quan trọng nhất so với dùng nhiều phần mềm riêng lẻ: một nghiệp vụ phát sinh ở phân hệ này tự động cập nhật sang phân hệ khác. Ví dụ xuất kho cho đơn bán sẽ đồng thời ghi giảm tồn kho, ghi nhận giá vốn và công nợ khách hàng.

Trên thị trường có nhiều lựa chọn, từ các hệ thống ERP lớn quốc tế như SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, đến ERP mã nguồn mở như Odoo và các sản phẩm ERP trong nước.

Khi nào doanh nghiệp nên dùng ERP

• Nghiệp vụ liên kết chặt giữa các phòng ban: sản xuất cần dữ liệu kho, kế toán cần dữ liệu sản xuất để tính giá thành, bán hàng cần biết tồn kho và năng lực sản xuất.
• Có sản xuất và cần tính giá thành: đây là bài toán ERP giải quyết tốt nhất.
• Quy mô đủ lớn, nhiều pháp nhân hoặc chi nhánh cần hợp nhất số liệu.
• Doanh nghiệp sẵn sàng chuẩn hóa quy trình theo cách làm phổ biến mà ERP hỗ trợ.
• Có nguồn lực cho dự án dài: đội dự án nội bộ, thời gian đào tạo, chạy song song, chi phí bản quyền và vận hành hằng năm.

Khi nào nên dùng phần mềm theo module

Cách tiếp cận theo module nghĩa là dùng phần mềm tốt nhất cho từng việc (kế toán, bán hàng, kho, CRM, nhân sự) rồi kết nối chúng với nhau qua API. Cách này thường phù hợp hơn khi:

• Doanh nghiệp thương mại, dịch vụ không có sản xuất phức tạp.
• Vấn đề nằm ở một vài khâu như bán hàng đa kênh, kho đa chi nhánh, CRM, chứ không phải toàn bộ doanh nghiệp.
• Đã có phần mềm kế toán ổn định và kế toán không muốn thay đổi.
• Nghiệp vụ đặc thù mà ERP phải tùy biến nhiều, chi phí tùy biến cao và khó nâng cấp.
• Muốn chuyển đổi số theo từng bước, đầu tư đến đâu dùng được đến đó.

So sánh ERP và phần mềm theo module

• Dữ liệu: ERP thống nhất sẵn trên một cơ sở dữ liệu. Theo module cần thiết kế tích hợp và mã dùng chung (mã hàng, mã khách) để dữ liệu khớp.
• Triển khai: ERP là dự án lớn, thay đổi nhiều cùng lúc. Theo module triển khai từng phần, rủi ro mỗi bước nhỏ hơn.
• Mức độ phù hợp nghiệp vụ: ERP theo quy trình chuẩn, tùy biến tốn kém. Theo module chọn được công cụ phù hợp nhất cho từng việc, hoặc xây riêng phần đặc thù.
• Vận hành: ERP một nhà cung cấp, một hệ thống. Theo module cần quản lý nhiều nhà cung cấp và giám sát các kết nối.
• Thay đổi về sau: thay ERP rất khó. Thay một module chỉ ảnh hưởng phần kết nối với module đó.

Cách làm kết hợp phổ biến

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ chọn con đường ở giữa: giữ phần mềm kế toán hoặc ERP làm hệ thống lõi cho tài chính, kho, rồi bổ sung các phần mềm chuyên biệt như CRM, cổng đặt hàng cho đại lý, app cho nhân viên hiện trường, dashboard điều hành, tất cả kết nối về hệ thống lõi qua API. Cách này giữ được dữ liệu kế toán chuẩn, đồng thời đáp ứng nghiệp vụ đặc thù.

Ví dụ: phần mềm quản lý kho đa chi nhánh có thể đứng riêng và đồng bộ với kế toán, xem bài Phần mềm quản lý kho đa chi nhánh.

Những câu hỏi nên trả lời trước khi chọn ERP

1. Vấn đề lớn nhất hiện nay nằm ở khâu nào? Có thật sự cần thay toàn bộ hệ thống không?
2. Quy trình hiện tại có được viết ra và thống nhất giữa các phòng ban chưa?
3. Phần nghiệp vụ nào đặc thù, ERP đáp ứng sẵn hay phải tùy biến?
4. Ai trong doanh nghiệp sẽ làm chủ dự án và dành bao nhiêu thời gian?
5. Tổng chi phí trong 3–5 năm gồm bản quyền, triển khai, tùy biến, đào tạo, vận hành là bao nhiêu?
6. Dữ liệu cũ sẽ được chuyển sang như thế nào?

Tiêu chí so sánh giữa mua phần mềm có sẵn và xây riêng có trong bài Xây phần mềm riêng hay mua phần mềm có sẵn. Chi phí cho phần xây riêng được phân tích trong bài Chi phí làm phần mềm theo yêu cầu.

DTCSoft không bán ERP. Chúng tôi phát triển các module theo yêu cầu và lớp tích hợp kết nối với phần mềm kế toán, ERP doanh nghiệp đang dùng. Tìm hiểu thêm về dịch vụ phát triển phần mềm theo yêu cầu và giải pháp tích hợp hệ thống doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp