Zalo OA là gì? Doanh nghiệp nên dùng OA hay Zalo cá nhân để bán hàng

Zalo OA (Zalo Official Account) là tài khoản chính thức của doanh nghiệp, cửa hàng hoặc tổ chức trên Zalo, tách biệt với tài khoản Zalo cá nhân của nhân viên. Khách tìm thấy và nhắn tin cho thương hiệu, còn doanh nghiệp quản lý tài khoản, phân quyền cho nhiều người cùng trả lời và giữ lại toàn bộ lịch sử trò chuyện. Nếu bạn bán hàng đều đặn qua Zalo, có từ hai người cùng chăm sóc khách hoặc muốn kết nối Zalo với phần mềm quản lý, nên dùng OA thay vì Zalo cá nhân.

Bài này giải thích Zalo OA là gì, khác Zalo cá nhân ở đâu và khi nào nên chuyển. Phần vận hành đội trả lời tin nhắn trên OA (chia khách, mẫu câu, đo thời gian phản hồi) nằm trong bài quản lý tin nhắn Zalo OA cho đội bán hàng.

Zalo OA là gì?

Zalo OA là một trang của doanh nghiệp trên Zalo. Khách hàng có thể tìm theo tên, quan tâm (theo dõi) trang và nhắn tin như nhắn cho một người bình thường. Khác biệt nằm ở phía doanh nghiệp: tài khoản không gắn với số điện thoại của một nhân viên nào, mà do doanh nghiệp quản lý và cấp quyền cho những người cần dùng.

Có thể hình dung Zalo OA giống trang Facebook của doanh nghiệp, còn Zalo cá nhân giống tài khoản Facebook của từng người. Bạn vẫn có thể bán hàng bằng tài khoản cá nhân, nhưng càng nhiều khách, nhiều nhân viên thì càng khó kiểm soát.

Zalo OA có nhiều loại theo đối tượng (doanh nghiệp, cơ quan, nhà sáng tạo nội dung…), và tính năng, điều kiện xác thực, chi phí có thể thay đổi theo chính sách của Zalo. Trước khi đăng ký, nên đọc hướng dẫn mới nhất trên trang chính thức oa.zalo.me.

Zalo OA khác Zalo cá nhân như thế nào?

Điểm khác nhau quan trọng nhất không phải giao diện mà là ai sở hữu khách hàng. Với Zalo cá nhân, danh bạ và lịch sử trò chuyện nằm trong tài khoản của nhân viên. Với Zalo OA, chúng thuộc về doanh nghiệp.

Tiêu chí	Zalo cá nhân	Zalo OA
Tài khoản thuộc về ai	Người đứng tên số điện thoại	Doanh nghiệp, cấp quyền cho nhân viên
Nhiều người cùng trả lời	Khó: phải đăng nhập chung một tài khoản hoặc mỗi người một máy	Thêm nhiều người quản trị với quyền khác nhau
Nhận diện thương hiệu	Tên và ảnh của cá nhân	Tên, logo, thông tin của doanh nghiệp
Gửi thông báo cho khách	Nhắn từng người, dễ bị coi là làm phiền	Có các hình thức gửi tin chính thức theo quy định của Zalo
Kết nối phần mềm	Không có cách kết nối chính thức	Có API cho phép kết nối phần mềm quản lý, CRM, inbox đa kênh
Khi nhân viên nghỉ việc	Danh sách khách và lịch sử tư vấn có thể đi theo nhân viên	Thu hồi quyền, mọi trao đổi vẫn ở lại doanh nghiệp

Tài khoản và dữ liệu khách hàng

Đây là lý do nhiều chủ shop chuyển sang OA sau một lần mất nhân viên giỏi. Khi bán bằng Zalo cá nhân của nhân viên, khách lưu số của người đó, lịch sử tư vấn nằm trong máy của người đó. Nhân viên nghỉ, doanh nghiệp gần như phải xây lại quan hệ với khách từ đầu. Với OA, khách nhắn vào tài khoản của doanh nghiệp, ai trực thì trả lời, người mới vào có thể đọc lại lịch sử.

Làm việc theo nhóm

Zalo cá nhân được thiết kế cho một người dùng. Khi cả đội dùng chung một tài khoản, không ai biết tin nào đã có người trả lời, ai đang phụ trách khách nào. Zalo OA cho thêm nhiều người quản trị, mỗi người có quyền phù hợp với vai trò. Cách phân vai trò cụ thể được hướng dẫn trong bài quản lý tin nhắn Zalo OA.

Rủi ro khi bán hàng số lượng lớn bằng tài khoản cá nhân

Tài khoản cá nhân dùng để kết bạn, nhắn tin hàng loạt cho nhiều người lạ có thể bị Zalo hạn chế tính năng theo chính sách sử dụng của nền tảng. Khi đó toàn bộ việc bán hàng đi qua tài khoản này bị gián đoạn. OA là kênh Zalo dành riêng cho doanh nghiệp liên hệ với khách, nên phù hợp hơn để làm kênh bán hàng lâu dài. Các quy định cụ thể thay đổi theo thời gian, nên kiểm tra trên trang chính thức của Zalo.

Kết nối với phần mềm

Zalo OA có API, tức là cổng kết nối để phần mềm khác nhận và gửi tin nhắn thay cho thao tác tay. Nhờ đó tin nhắn Zalo OA có thể hiện chung một màn hình với Facebook Messenger và chat website, gắn với hồ sơ khách hàng và đơn hàng. Zalo cá nhân không có cách kết nối chính thức như vậy.

Khi nào nên dùng Zalo OA?

Không phải shop nào cũng cần chuyển ngay. Một người tự bán, ít khách, chủ yếu khách quen thì Zalo cá nhân vẫn dùng được. Nên chuyển sang OA khi gặp một trong các trường hợp sau:

• Có từ hai người trở lên cùng trả lời khách trên Zalo.
• Đã từng mất khách vì nhân viên nghỉ việc hoặc đổi số điện thoại.
• Lượng tin nhắn tăng đến mức tin bị sót, khách chờ lâu, nhất là mùa cao điểm.
• Muốn gửi thông báo đơn hàng, lịch hẹn, chăm sóc sau bán theo cách chính thức thay vì nhắn từng người.
• Muốn kết nối Zalo với CRM, phần mềm bán hàng hoặc inbox đa kênh.
• Cần thương hiệu rõ ràng: khách nhận ra đang nói chuyện với doanh nghiệp, không phải một tài khoản cá nhân không rõ danh tính.

Dùng song song Zalo OA và Zalo cá nhân được không?

Được, và nhiều doanh nghiệp đang làm vậy trong giai đoạn chuyển đổi. Nguyên tắc nên thống nhất:

• OA là kênh chính thức: in mã QR, đặt nút liên hệ trên website và fanpage dẫn về OA.
• Zalo cá nhân chỉ dùng cho khách cần tư vấn riêng, và nhân viên cập nhật lại thông tin quan trọng vào hệ thống của doanh nghiệp (ghi chú, đơn hàng).
• Dần dần mời khách cũ quan tâm OA để các lần liên hệ sau đi qua kênh của doanh nghiệp.

Bắt đầu với Zalo OA cần chuẩn bị gì?

Thủ tục đăng ký và xác thực do Zalo quy định và có thể thay đổi, nên làm theo hướng dẫn trên oa.zalo.me. Về phía doanh nghiệp, nên chuẩn bị trước:

Việc	Gợi ý
Thông tin hiển thị	Tên thương hiệu thống nhất với website và fanpage, logo, ảnh bìa, mô tả ngắn, giờ làm việc, địa chỉ
Người quản trị	Ai là quản trị chính (nên là chủ doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền), ai được trả lời tin nhắn
Lời chào và trả lời ngoài giờ	Câu chào khi khách quan tâm, câu trả lời tự động khi ngoài giờ trực, ghi rõ khi nào sẽ phản hồi
Bộ mẫu câu	Trả lời nhanh cho câu hỏi hay gặp: giá, còn hàng, phí giao, cách đặt
Nơi khách tìm thấy OA	Mã QR tại cửa hàng, trên bao bì, nút Zalo trên website và trong chữ ký email

Khi đội đã vận hành OA hằng ngày, các việc như chia khách, gắn nhãn, đo thời gian phản hồi và chuẩn bị cho mùa cao điểm được hướng dẫn chi tiết trong hai bài quản lý tin nhắn Zalo OA cho đội bán hàng và chuẩn bị đội trực chat mùa cao điểm.

Zalo OA và phần mềm quản lý khách hàng

OA giải quyết chuyện tài khoản thuộc về doanh nghiệp. Nhưng khi doanh nghiệp bán hàng trên nhiều kênh (Zalo, Facebook, website), thông tin khách vẫn rải rác ở nhiều nơi. Bước tiếp theo thường là gom các kênh về một inbox chung và gắn mỗi cuộc trò chuyện với hồ sơ khách hàng, đơn hàng, ghi chú. Đây chính là vai trò của CRM, xem thêm bài CRM là gì.

OmniBee là inbox đa kênh do DTCSoft phát triển: kết nối Zalo OA, Facebook Messenger và chat website vào một hộp thư chung cho cả đội, tự chia khách cho người đang trực, cảnh báo khi khách chờ lâu và lưu hồ sơ khách gắn với từng cuộc trò chuyện. Tìm hiểu thêm trong bài OmniBee: quản lý tin nhắn Zalo OA, Facebook và website trong một inbox hoặc tại omnibee.vn. Nếu doanh nghiệp cần kết nối Zalo OA với hệ thống riêng đang dùng, DTCSoft có giải pháp chăm sóc khách hàng bằng AI xây theo quy trình của từng doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Zalo OA có mất phí không?

Zalo có các gói và dịch vụ khác nhau cho OA, và chính sách phí có thể thay đổi. Hãy xem thông tin mới nhất trên trang chính thức oa.zalo.me trước khi quyết định.

Khách có cần cài thêm ứng dụng để nhắn cho Zalo OA không?

Không. Khách dùng chính ứng dụng Zalo đang có, tìm tên OA hoặc quét mã QR rồi nhắn tin như bình thường.

Đã có nhiều khách trên Zalo cá nhân, chuyển sang OA có mất khách không?

Khách cũ không tự chuyển sang OA. Nên dùng song song một thời gian: giới thiệu OA trong các lần trao đổi, in mã QR trên hóa đơn và bao bì, rồi dần đưa các liên hệ mới về OA.

Một người có thể quản lý nhiều Zalo OA không?

Một tài khoản Zalo có thể được cấp quyền quản trị ở nhiều OA, ví dụ khi doanh nghiệp có nhiều thương hiệu hoặc chi nhánh. Cách cấp quyền xem trong trang quản lý OA.

Zalo OA có kết nối được với phần mềm bán hàng không?

Có. Zalo OA có API để phần mềm bên ngoài nhận và gửi tin nhắn. Các inbox đa kênh và nhiều phần mềm CRM dùng API này để đưa tin nhắn Zalo về cùng hệ thống với các kênh khác.