Số hóa quy trình đề xuất và phê duyệt nội bộ

Số hóa quy trình đề xuất và phê duyệt nội bộ là chuyển các phiếu giấy, file Word và tin nhắn Zalo xin duyệt sang một hệ thống chung: người đề xuất điền form online, hồ sơ tự chuyển đến đúng người duyệt theo loại đề xuất và số tiền, người duyệt xử lý trên điện thoại, và mọi bước đều được ghi lại. Đây thường là một trong những bước chuyển đổi số dễ thấy hiệu quả nhất, vì tác động trực tiếp đến thời gian chờ và trách nhiệm của từng người. Bài viết hướng dẫn cách chọn quy trình để bắt đầu, các tính năng cần có của phần mềm phê duyệt và cách triển khai.

Dấu hiệu quy trình phê duyệt cần được số hóa

• Đề xuất chờ duyệt nhiều ngày vì người duyệt đi công tác, hồ sơ nằm trên bàn.
• Không biết hồ sơ đang ở đâu, ai đang giữ, phải gọi điện hỏi từng người.
• Hồ sơ giấy thất lạc hoặc phải in lại nhiều lần khi bị trả về sửa.
• Không truy được trách nhiệm: ai đã duyệt, sửa gì, lúc nào.
• Duyệt xong phải báo thủ công cho bộ phận tiếp theo như kế toán, mua hàng.
• Không có số liệu về thời gian xử lý từng loại đề xuất để cải tiến.

Những dấu hiệu chung khác của quy trình cần tự động hóa có trong bài Dấu hiệu quy trình của bạn cần được tự động hóa.

Những quy trình nên số hóa trước

Không cần số hóa tất cả cùng lúc. Nên chọn quy trình có số lượng hồ sơ lớn, nhiều người tham gia và quy tắc duyệt rõ ràng:

Nghỉ phép là lựa chọn tốt để nhân viên làm quen hệ thống. Đề nghị thanh toán thường mang lại hiệu quả rõ nhất vì liên quan đến tiền và nhiều bộ phận.

Tính năng cần có của phần mềm phê duyệt

1. Cấu hình quy trình không cần lập trình

Quản trị viên tự thêm bước, đổi người duyệt, đặt điều kiện như “trên một hạn mức số tiền thì thêm bước giám đốc duyệt” hoặc “đề xuất của phòng kỹ thuật đi qua trưởng phòng kỹ thuật”. Quy trình nội bộ thay đổi thường xuyên, nếu mỗi lần đổi phải nhờ lập trình viên sửa thì hệ thống sẽ nhanh chóng bị bỏ.

2. Form động

Mỗi loại đề xuất có form riêng: trường bắt buộc, danh sách chọn, đính kèm báo giá, hóa đơn. Form cần kiểm tra dữ liệu ngay khi nhập để giảm việc bị trả về vì thiếu thông tin.

3. Duyệt trên điện thoại

Người duyệt nhận thông báo, xem nội dung và file đính kèm, duyệt hoặc trả lại kèm ý kiến ngay trên điện thoại. Đây là tính năng giải quyết trực tiếp tình trạng hồ sơ chờ khi người duyệt vắng mặt.

4. Ủy quyền khi vắng mặt

Người duyệt ủy quyền cho người khác trong một khoảng thời gian xác định. Hệ thống ghi rõ hồ sơ nào được duyệt theo ủy quyền.

5. Hạn xử lý và nhắc việc

Mỗi bước có thời hạn. Quá hạn thì nhắc người đang giữ hồ sơ, tiếp tục quá hạn thì báo lên cấp trên.

6. Nhật ký đầy đủ

Mọi thao tác tạo, sửa, duyệt, trả lại, ủy quyền đều được ghi lại kèm thời gian và người thực hiện, không ai sửa được nhật ký.

7. Kết nối với hệ thống khác

Đề nghị thanh toán đã duyệt tự chuyển sang kế toán, đề xuất mua hàng chuyển sang bộ phận mua hàng. Thông báo gửi qua Zalo, email hoặc app. Nếu doanh nghiệp dùng chữ ký số, có thể tích hợp theo nhà cung cấp đang dùng.

8. Báo cáo thời gian xử lý

Thời gian trung bình theo loại đề xuất, theo bước, theo người duyệt. Báo cáo này cho biết điểm nghẽn nằm ở đâu để rút ngắn quy trình, thay vì cảm tính.

Một chi tiết kỹ thuật nên hỏi: đổi quy trình khi đang có hồ sơ chạy

Khi doanh nghiệp đổi quy trình, ví dụ thêm một bước duyệt, những hồ sơ đang chạy dở sẽ đi theo quy trình cũ hay mới? Cách an toàn là mỗi hồ sơ gắn với phiên bản quy trình tại thời điểm tạo, quy trình mới chỉ áp dụng cho hồ sơ mới. Nên hỏi nhà cung cấp phần mềm xử lý trường hợp này ra sao.

Các bước triển khai

1. Liệt kê các loại đề xuất và luồng duyệt hiện tại, kể cả những quy tắc “ngầm” chưa ghi thành văn bản.
2. Chuẩn hóa trước khi số hóa: bỏ bớt bước duyệt không cần thiết, thống nhất hạn mức. Số hóa một quy trình rườm rà chỉ làm nó rườm rà nhanh hơn.
3. Thiết kế form và phân quyền cho từng loại đề xuất.
4. Chạy thử với một loại đề xuất trong một hoặc hai phòng ban, thu ý kiến và điều chỉnh.
5. Mở rộng dần sang các loại đề xuất khác, kết nối kế toán, mua hàng.
6. Dừng hẳn kênh cũ: sau thời gian chuyển đổi, không nhận đề xuất qua giấy hay Zalo nữa, nếu không hệ thống sẽ chạy song song mãi.

Số hóa phê duyệt thường là một bước trong lộ trình lớn hơn, xem bài Lộ trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cách tổ chức một hệ thống như vậy có tại dự án tham khảo Số hóa quy trình đề xuất và phê duyệt nội bộ.

Dùng phần mềm có sẵn hay xây theo yêu cầu

Nhiều bộ công cụ văn phòng và phần mềm quản lý nhân sự đã có sẵn tính năng phê duyệt đơn giản, phù hợp cho nghỉ phép, đề xuất ít bước. Nên cân nhắc nền tảng workflow riêng hoặc xây theo yêu cầu khi:

• Luồng duyệt phức tạp, nhiều điều kiện theo số tiền, phòng ban, dự án.
• Cần kết nối chặt với phần mềm kế toán, ERP, kho đang dùng.
• Cần báo cáo thời gian xử lý chi tiết, hoặc yêu cầu dữ liệu lưu trên hạ tầng của doanh nghiệp.

Cách so sánh chi tiết có trong bài Khi nào nên xây phần mềm riêng thay vì mua sẵn?

Những sai lầm thường gặp

• Số hóa nguyên quy trình cũ mà không rà soát, giữ lại cả những bước duyệt chỉ mang tính hình thức.
• Bắt đầu bằng quy trình phức tạp nhất, kéo dài thời gian triển khai và làm người dùng nản.
• Không có người duyệt cấp cao tham gia. Nếu giám đốc vẫn duyệt bằng giấy, nhân viên cũng sẽ quay lại giấy.
• Thiếu ủy quyền và nhắc việc, hồ sơ vẫn nằm chờ, chỉ là chờ trên hệ thống thay vì trên bàn.

Nếu doanh nghiệp muốn số hóa các quy trình đề xuất, phê duyệt và kết nối với hệ thống đang dùng, DTCSoft có thể cùng bạn rà soát quy trình và triển khai từng bước. Tìm hiểu thêm về giải pháp tự động hóa quy trình phê duyệt và dịch vụ chuyển đổi số.

Câu hỏi thường gặp