Chuẩn bị nội dung website: checklist trước khi thiết kế

Trước khi thiết kế website, chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị tám nhóm tài liệu: mục tiêu và khách hàng chính, logo cùng màu sắc thương hiệu, danh sách trang, nội dung chữ cho từng trang, hình ảnh, thông tin liên hệ và pháp lý, tên miền cùng các tài khoản liên quan, và vài website tham khảo. Chuẩn bị nội dung website càng đủ trước khi bắt đầu, website càng xong đúng hẹn và càng ít phải sửa đi sửa lại. Bài này là checklist từng nhóm, kèm bảng tổng hợp ở cuối để bạn sao chép, điền tên người phụ trách và gửi cho đơn vị làm web.

Nếu bạn muốn biết một gói thiết kế website nên gồm những hạng mục nào (phần việc của bên làm web), xem bài thiết kế website trọn gói gồm những gì. Bài này nói về phần việc của doanh nghiệp.

Vì sao phải chuẩn bị trước khi thiết kế website?

Đơn vị thiết kế dựng được khung, giao diện và tính năng, nhưng không thể tự biết công ty bạn bán gì, cho ai, khác đối thủ ở đâu. Những thông tin đó chỉ doanh nghiệp có. Khi thiếu, website hoặc bị lấp bằng chữ mẫu và ảnh mẫu, hoặc phải chờ.

Với các gói thiết kế website của DTCSoft, thời gian bàn giao được tính từ lúc khách gửi đủ nội dung và duyệt giao diện, không phải từ lúc ký hợp đồng. Khi làm với đơn vị nào, bạn cũng nên hỏi rõ mốc này. Một bộ tài liệu đầy đủ ngay buổi đầu giúp ba việc:

• Đúng tiến độ: không mất nhiều tuần chờ một đoạn giới thiệu hay vài tấm ảnh sản phẩm.
• Giao diện hợp với nội dung: người thiết kế biết trang dịch vụ có bao nhiêu mục, đoạn văn dài hay ngắn, ảnh ngang hay dọc để bố trí ngay từ đầu.
• Ít vòng sửa: phần lớn yêu cầu sửa sau khi xem bản thử thật ra là thay nội dung, việc lẽ ra làm trước.

Checklist chuẩn bị nội dung website theo 8 nhóm

1. Mục tiêu và khách hàng chính

Viết ra một đến hai câu: website này làm gì cho doanh nghiệp. Giới thiệu để tạo uy tín, nhận cuộc gọi và tin nhắn hỏi giá, nhận đặt lịch, hay bán hàng trực tuyến? Tiếp theo, mô tả ngắn khách hàng chính: họ là ai, thường hỏi gì trước khi mua, họ cần thấy điều gì để yên tâm liên hệ. Hai đoạn ngắn này quyết định thứ tự các khối trên trang chủ và nút bấm nào được đặt nổi bật.

2. Logo và nhận diện thương hiệu

• Logo ở dạng file gốc (vector: AI, SVG, PDF hoặc EPS). Nếu không có, gửi file PNG nền trong suốt, độ phân giải cao nhất bạn có.
• Bản logo dùng trên nền tối (thường là bản trắng) nếu có.
• Màu thương hiệu (mã màu nếu đã có bộ nhận diện) và phông chữ đang dùng trên tài liệu, bảng hiệu.
• Danh thiếp, catalogue, bảng hiệu hoặc fanpage hiện tại để người thiết kế giữ phong cách thống nhất.

Logo chỉ có ảnh chụp hoặc ảnh cắt từ Facebook thường bị mờ khi đặt trên website. Nếu chưa có file gốc, hãy hỏi lại người đã thiết kế logo trước đây.

3. Danh sách trang (sơ đồ website)

Liệt kê các trang bạn muốn có, kể cả trang con. Website doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có: Trang chủ, Giới thiệu, Dịch vụ hoặc Sản phẩm (mỗi dịch vụ chính một trang), Dự án hoặc Hình ảnh, Tin tức, Liên hệ, cùng các trang chính sách nếu có bán hàng. Không cần đúng tên menu ngay; đơn vị làm web sẽ góp ý. Điều quan trọng là bạn biết mình có bao nhiêu dịch vụ hay nhóm sản phẩm cần trang riêng.

4. Nội dung chữ cho từng trang

Đây là phần hay bị dồn đến phút cuối nhất. Gợi ý những gì cần cho các trang phổ biến:

Trang	Nội dung cần chuẩn bị
Trang chủ	Một câu nói rõ bạn làm gì, cho ai; 3–6 dịch vụ hoặc nhóm sản phẩm chính; lý do nên chọn bạn; lời mời liên hệ
Giới thiệu	Năm thành lập, lĩnh vực, cách làm việc, đội ngũ (nếu muốn), giấy chứng nhận hoặc giải thưởng thật
Dịch vụ, sản phẩm	Tên, mô tả, dành cho ai, quy trình hoặc thông số, câu hỏi khách hay hỏi; giá nếu bạn muốn công khai
Dự án, hình ảnh	Danh sách công trình, dự án hay sản phẩm đã làm mà bạn được phép đăng, kèm ảnh và mô tả ngắn
Liên hệ	Địa chỉ, số điện thoại, Zalo, email, giờ làm việc, vị trí Google Maps
Chính sách	Đổi trả, bảo hành, giao hàng, thanh toán, bảo mật thông tin (khi có bán hàng hoặc thu thập thông tin khách)

Nội dung không cần hay ngay từ đầu. Một bản nháp đúng sự thật, đủ ý, gửi bằng một file Word hoặc Google Docs chia theo trang, tốt hơn nhiều so với chờ bản hoàn hảo. Nếu không tự viết được, hãy hỏi đơn vị làm web có nhận viết hoặc biên tập nội dung không và tính phí thế nào.

5. Hình ảnh và video

• Ảnh thật của cửa hàng, văn phòng, nhà xưởng, sản phẩm, đội ngũ: ảnh gốc từ máy ảnh hoặc điện thoại, không gửi ảnh đã nén qua tin nhắn.
• Một vài ảnh ngang rộng, rõ nét để làm ảnh lớn đầu trang.
• Ảnh sản phẩm chụp cùng một kiểu nền và góc chụp để trang danh mục trông đồng đều.
• Video giới thiệu (nếu có) đã đăng lên YouTube để nhúng vào website.
• Chỉ dùng ảnh bạn có quyền sử dụng; không lấy ảnh tùy ý trên mạng.

6. Thông tin liên hệ và pháp lý

Tên doanh nghiệp đầy đủ, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, chi nhánh, số điện thoại, số Zalo, email, giờ mở cửa. Thông tin này xuất hiện ở chân trang, trang liên hệ và phần dữ liệu cho Google, nên cần thống nhất một phiên bản duy nhất, khớp với hồ sơ Google Maps và fanpage.

7. Tên miền và các tài khoản

• Tên miền: nên đăng ký đứng tên doanh nghiệp. Nếu đã có, cần biết đăng ký ở nhà cung cấp nào và ai giữ tài khoản quản lý. Xem thêm tên miền là gì nếu bạn chưa rõ.
• Email theo tên miền (nếu đang dùng): nhà cung cấp và người quản trị, để không làm gián đoạn email khi trỏ tên miền sang website mới.
• Tài khoản Google của doanh nghiệp để gắn công cụ đo lường, Google Search Console và hồ sơ Google Maps.
• Fanpage, Zalo OA, kênh YouTube cần gắn link hoặc kết nối.
• Website cũ (nếu có): tài khoản quản trị và hosting, để chuyển nội dung và giữ đường dẫn cũ.

Khi giao tài khoản, chỉ cấp quyền cần thiết và đổi mật khẩu sau khi bàn giao. Tốt nhất mọi tài khoản đều đứng tên doanh nghiệp, không đứng tên cá nhân nhân viên hay bên làm web.

8. Website tham khảo và tính năng cần có

Gửi 2–3 website bạn thích, ghi rõ thích điểm gì (bố cục, màu sắc, cách trình bày sản phẩm) và không thích điểm gì. Kèm danh sách tính năng: form liên hệ, nút gọi và Zalo, đặt lịch, giỏ hàng, thanh toán trực tuyến, đa ngôn ngữ, kết nối phần mềm đang dùng. Ghi rõ tính năng nào bắt buộc, tính năng nào có thì tốt. Cách mô tả yêu cầu sao cho bên làm hiểu đúng được hướng dẫn kỹ trong bài cách viết tài liệu yêu cầu phần mềm; nguyên tắc dùng được cho website. Bài tiêu chí website chuyên nghiệp cũng là một danh sách tốt để đối chiếu.

Bảng checklist chuẩn bị trước khi thiết kế website

Sao chép bảng dưới vào Excel hoặc Google Sheets, điền người phụ trách và hạn gửi cho từng dòng. Nếu muốn in ra giấy, bạn có thể lưu ảnh checklist ở cuối mục này.

Hạng mục	Cần chuẩn bị	Định dạng nên gửi	Người phụ trách	Đã xong
Mục tiêu	Mục tiêu website, khách hàng chính, hành động mong muốn	Vài dòng trong file Word/Docs		☐
Logo	File logo gốc, bản trên nền tối	AI, SVG, PDF hoặc PNG nền trong suốt		☐
Nhận diện	Màu, phông chữ, tài liệu in đang dùng	Mã màu, file catalogue, ảnh bảng hiệu		☐
Danh sách trang	Các trang và trang con cần có	Danh sách gạch đầu dòng		☐
Nội dung chữ	Nội dung từng trang, câu hỏi thường gặp	Một file chia theo trang		☐
Hình ảnh	Ảnh cửa hàng, sản phẩm, dự án, đội ngũ	Ảnh gốc qua Google Drive hoặc ổ chia sẻ		☐
Video	Video giới thiệu (nếu có)	Link YouTube		☐
Liên hệ, pháp lý	Tên đầy đủ, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, Zalo, email, giờ làm việc	Một bản duy nhất trong file		☐
Tên miền	Tên miền mong muốn hoặc tài khoản quản lý tên miền đã có	Tên nhà cung cấp, người giữ tài khoản		☐
Tài khoản	Google, fanpage, Zalo OA, email theo tên miền, website cũ	Cấp quyền, không gửi mật khẩu qua tin nhắn công khai		☐
Tham khảo	2–3 website thích, điểm thích và không thích	Link kèm ghi chú		☐
Tính năng	Tính năng bắt buộc và có thì tốt	Danh sách hai cột		☐

Các bước sau khi bạn gửi đủ tài liệu (duyệt giao diện, lập trình, kiểm thử, bàn giao) được mô tả trong bài quy trình thiết kế website.

Chuẩn bị nhiều hay ít tùy gói thiết kế

Không phải website nào cũng cần đủ mọi dòng ở trên ngay từ đầu. Với ba gói thiết kế website DTCSoft đang công khai, phần chuẩn bị khác nhau như sau (các yếu tố làm giá chênh nhau được phân tích ở bài chi phí thiết kế website):

• Gói Cơ bản (giao diện theo mẫu, đủ trang cơ bản, bàn giao 5–7 ngày): cần logo, nội dung các trang chính, ảnh, thông tin liên hệ. Người thiết kế đặt nội dung vào mẫu đã chọn, nên nội dung đủ là website xong nhanh.
• Gói Chuyên nghiệp (giao diện thiết kế riêng, chatbot AI và công cụ viết bài SEO, bàn giao 10–14 ngày): cần thêm nhận diện thương hiệu rõ ràng, website tham khảo và ghi chú phong cách, vì giao diện được vẽ riêng cho bạn. Nên chuẩn bị sẵn danh sách câu hỏi khách hay hỏi để làm dữ liệu cho chatbot.
• Gói Cao cấp (đặt lịch, thanh toán online, kết nối CRM / Zalo OA, bàn giao 3–4 tuần): cần thêm thông tin nghiệp vụ như dịch vụ và khung giờ nhận đặt lịch, tài khoản cổng thanh toán của doanh nghiệp, CRM hoặc Zalo OA cần kết nối.

Ở cả ba gói, thời gian bàn giao tính từ khi bạn gửi đủ nội dung và duyệt giao diện; tên miền chưa gồm trong giá gói và nên đăng ký theo tên doanh nghiệp. Khi bàn giao, bạn nhận mã nguồn và tài khoản quản trị.

Gói	Giá trọn gói	Phù hợp với	Bàn giao
Cơ bản	1.300.000đ	Cửa hàng, hộ kinh doanh cần lên web nhanh	5–7 ngày
Chuyên nghiệp	3.500.000đ	Doanh nghiệp muốn website riêng và ra khách	10–14 ngày
Cao cấp	7.000.000đ	Website cần tính năng riêng và tích hợp	3–4 tuần

Chi tiết từng gói và bảng so sánh hạng mục: bảng giá thiết kế website.

Những lỗi hay gặp khi chuẩn bị

• Gửi nội dung rải rác qua nhiều tin nhắn, nhiều người: dễ sót và dễ dùng nhầm bản cũ. Hãy gom vào một thư mục chung, đặt tên file theo trang.
• Chờ nội dung hoàn hảo: website có thể cập nhật sau khi ra mắt; bản đầu chỉ cần đúng và đủ.
• Để tên miền đứng tên người khác: khi đổi đơn vị làm web hoặc nhân viên nghỉ, việc lấy lại tên miền rất mất thời gian.
• Không có người duyệt cuối: mỗi người góp một ý làm giao diện sửa mãi không xong. Nên chọn một người được quyết định.
• Quên website cũ: nếu đang có website, cần lên kế hoạch giữ đường dẫn và chuyển hướng. Bài chuyển website mới không mất thứ hạng hướng dẫn chi tiết phần này.

Bắt đầu thiết kế website với DTCSoft

Khi đã có checklist trong tay, bước tiếp theo là chọn gói phù hợp. Nếu bạn cần lên web nhanh với nội dung sẵn có, gói Cơ bản (1.300.000đ) là điểm bắt đầu hợp lý; nếu muốn giao diện riêng và công cụ hỗ trợ SEO, chọn gói Chuyên nghiệp (3.500.000đ). Xem chi tiết tại bảng giá thiết kế website, hoặc tìm hiểu dịch vụ thiết kế website doanh nghiệp của DTCSoft. Nếu bạn đang có website và muốn biết nên giữ gì, làm lại gì, hãy bắt đầu bằng kiểm tra website miễn phí.

Câu hỏi thường gặp

Chưa có logo thì có thiết kế website được không?

Được, nhưng nên có logo trước vì màu sắc và phong cách giao diện thường đi theo logo. Nếu chưa có, tạm dùng tên doanh nghiệp dạng chữ và hỏi đơn vị làm web có nhận thiết kế logo không; thay logo sau khi website đã chạy thường không khó.

Nội dung website nên do ai viết?

Doanh nghiệp nên cung cấp thông tin gốc (dịch vụ, quy trình, giá, chính sách) vì chỉ bạn biết chính xác. Phần biên tập cho dễ đọc và chuẩn SEO có thể nhờ đơn vị làm web hoặc người viết nội dung, nhưng bạn vẫn là người duyệt cuối.

Có cần chuẩn bị đủ 100% nội dung trước khi ký hợp đồng?

Không cần. Trước khi ký, bạn cần mục tiêu, danh sách trang và tính năng để nhận báo giá đúng. Nội dung chữ và ảnh có thể hoàn thiện song song, nhưng nên gửi đủ trước khi dựng trang để không kéo dài thời gian bàn giao.

Có nên giao mật khẩu tài khoản cho đơn vị làm web?

Nên cấp quyền thay vì đưa mật khẩu chủ, khi nền tảng cho phép (ví dụ thêm người quản trị cho tài khoản Google hoặc fanpage). Nếu buộc phải đưa mật khẩu, hãy đổi lại sau khi bàn giao và luôn giữ tài khoản chủ đứng tên doanh nghiệp.