Lập ngân sách công nghệ năm 2027 cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Ngân sách công nghệ thông tin là kế hoạch chi cho phần mềm, hạ tầng, bảo trì, bảo mật và các dự án số hóa trong một năm, gắn với mục tiêu kinh doanh cụ thể. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, cách lập đơn giản nhất là: kiểm kê những gì đang trả tiền, chia thành khoản vận hành và khoản đầu tư, chọn 1–3 dự án ưu tiên cho năm tới, rồi cộng thêm phần dự phòng. Bài này hướng dẫn từng bước để lập ngân sách công nghệ năm 2027 ngay từ quý IV năm nay.

Vì sao nên lập ngân sách công nghệ riêng?

Ở nhiều doanh nghiệp nhỏ, chi phí công nghệ nằm rải rác: kế toán trả phần mềm kế toán, phòng kinh doanh tự mua tài khoản phần mềm bán hàng, ai đó gia hạn tên miền bằng thẻ cá nhân. Không ai nắm được tổng số tiền, và các khoản này thường chỉ lộ ra khi có hóa đơn gia hạn bất ngờ hoặc khi hệ thống ngừng chạy vì quên gia hạn.

Một bản ngân sách riêng giúp ban giám đốc trả lời ba câu hỏi: năm nay đang chi bao nhiêu cho công nghệ, chi cho những gì, và năm sau nên đầu tư vào đâu để có hiệu quả rõ nhất. Đây cũng là bước đầu tiên của lộ trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: không biết hiện trạng thì khó chọn đúng việc cần làm tiếp.

Bước 1: Kiểm kê những khoản đang chi

Lập một bảng tính liệt kê mọi thứ doanh nghiệp đang trả tiền liên quan đến công nghệ. Nguồn để rà: sao kê tài khoản công ty và thẻ thanh toán, hóa đơn của nhà cung cấp, email gia hạn, và hỏi trực tiếp từng phòng ban xem họ đang dùng công cụ gì.

Với mỗi khoản, ghi lại:

• Tên phần mềm, dịch vụ hoặc thiết bị, nhà cung cấp.
• Hình thức trả: theo tháng, theo năm, một lần, theo số người dùng.
• Số tiền và ngày gia hạn.
• Phòng ban và số người đang dùng thật.
• Người giữ tài khoản quản trị (nên là tài khoản công ty, không phải email cá nhân của nhân viên).

Bước này thường phát hiện ra những tài khoản trả tiền cho người đã nghỉ việc, hai phần mềm làm cùng một việc, hoặc dịch vụ không còn ai dùng. Cắt các khoản này là cách tiết kiệm nhanh nhất trước khi tính chuyện chi thêm.

Bước 2: Chia khoản chi thành từng nhóm

Sau khi kiểm kê, xếp từng khoản vào nhóm để thấy tiền đang đi về đâu. Cách chia phổ biến là tách chi phí vận hành (phải trả đều để mọi thứ tiếp tục chạy) và chi phí đầu tư (chi cho việc mới, có thể chọn làm hay không).

Nhóm	Gồm những gì	Loại
Phần mềm, SaaS	Phần mềm kế toán, bán hàng, CRM, email, lưu trữ, họp trực tuyến, bản quyền văn phòng	Vận hành
Hạ tầng, cloud	Hosting, máy chủ, cloud, tên miền, chứng chỉ SSL, đường truyền internet	Vận hành
Thiết bị	Máy tính, máy in, thiết bị mạng, máy chấm công, máy bán hàng; thay thế thiết bị hết hạn sử dụng	Vận hành / đầu tư
Bảo trì, hỗ trợ	Hợp đồng bảo trì phần mềm đặt riêng, hỗ trợ kỹ thuật, nhân sự IT nội bộ hoặc thuê ngoài	Vận hành
Bảo mật, sao lưu	Sao lưu dữ liệu, phần mềm diệt virus, tường lửa, phân quyền, kiểm tra bảo mật định kỳ	Vận hành
Phát triển mới	Dự án phần mềm mới, tích hợp hệ thống, website mới, ứng dụng AI	Đầu tư
Đào tạo	Hướng dẫn nhân viên dùng phần mềm mới, tài liệu nội bộ	Đầu tư
Dự phòng	Sự cố, tăng giá gia hạn, biến động tỷ giá, tăng số người dùng	Dự phòng

Nhóm vận hành là phần “phải chi”. Nhóm đầu tư là phần cần chọn lọc, và là nơi ngân sách tạo ra thay đổi thật cho doanh nghiệp.

Bước 3: Gắn ngân sách với mục tiêu năm 2027

Đừng bắt đầu từ câu hỏi “năm sau mua phần mềm gì”. Hãy bắt đầu từ mục tiêu kinh doanh năm 2027, rồi hỏi công nghệ giúp được gì cho mục tiêu đó. Ví dụ:

• Muốn mở thêm chi nhánh: cần phần mềm quản lý bán hàng, kho dùng chung nhiều điểm.
• Muốn tăng tỷ lệ khách quay lại: cần lưu tập trung dữ liệu khách và lịch sử mua hàng.
• Muốn giảm thời gian làm báo cáo: cần gom dữ liệu về một chỗ và dashboard điều hành.
• Muốn giảm việc nhập liệu thủ công: cần tự động hóa một vài quy trình lặp lại nhiều nhất.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên chọn 1–3 dự án ưu tiên mỗi năm. Làm quá nhiều dự án cùng lúc dễ khiến cả đội quá tải và không dự án nào được dùng đến nơi đến chốn.

Bước 4: Ước tính chi phí cho từng dự án ưu tiên

Với mỗi dự án, xác định trước sẽ mua phần mềm có sẵn, thuê bao SaaS hay làm phần mềm riêng. Mỗi lựa chọn có cấu trúc chi phí khác nhau: phần mềm có sẵn tốn ít chi phí ban đầu nhưng trả đều hằng tháng theo số người dùng; phần mềm riêng tốn chi phí xây dựng ban đầu nhưng doanh nghiệp sở hữu và chỉ trả bảo trì, hạ tầng về sau. Bài khi nào nên xây phần mềm riêng thay vì mua sẵn phân tích kỹ hơn cách chọn.

Khi xin báo giá, yêu cầu nhà cung cấp tách rõ từng phần: phân tích, phát triển, triển khai, đào tạo, chuyển dữ liệu cũ, bảo trì năm đầu và các năm sau. Các yếu tố làm thay đổi giá của một dự án phần mềm được trình bày trong bài chi phí làm phần mềm theo yêu cầu.

Bước 5: Tính tổng chi phí trong 3 năm, không chỉ năm đầu

So sánh các phương án bằng tổng chi phí sở hữu trong 3 năm (TCO), không chỉ giá năm đầu. Một phương án rẻ lúc mua có thể đắt hơn về sau, và ngược lại.

Giả sử một phần mềm thuê bao 200.000đ mỗi người mỗi tháng, đội 20 người, thì mỗi năm khoảng 48 triệu đồng, 3 năm khoảng 144 triệu đồng, chưa tính khi số người tăng hoặc nhà cung cấp tăng giá. Một phương án làm riêng có chi phí xây dựng ban đầu cộng với bảo trì, hạ tầng hằng năm. Đặt hai cột cạnh nhau cho cùng 3 năm, cộng cả chi phí đào tạo và chuyển dữ liệu, sẽ thấy phương án nào hợp với doanh nghiệp.

Những khoản hay bị quên khi tính TCO:

• Thời gian nhân viên học và chuyển sang công cụ mới.
• Chi phí chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ, làm sạch dữ liệu.
• Tích hợp với phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, cổng thanh toán.
• Phí tăng thêm khi vượt giới hạn gói (số người dùng, dung lượng, số tin nhắn).

Bước 6: Không bỏ qua bảo mật và sao lưu

Bảo mật thường là khoản bị cắt đầu tiên vì không thấy ngay lợi ích, cho đến khi mất dữ liệu hoặc website bị tấn công. Tối thiểu nên có ngân sách cho: sao lưu dữ liệu tự động và thử khôi phục định kỳ, quản lý tài khoản và phân quyền khi nhân viên vào hoặc nghỉ, cập nhật phần mềm và website, cùng quy định dùng công cụ AI với dữ liệu công ty. Xem thêm bài bảo mật dữ liệu khi doanh nghiệp dùng AI.

Bước 7: Thêm dự phòng và lập lịch chi theo quý

Dành một khoản dự phòng cho những thứ khó đoán trước: thiết bị hỏng đột xuất, nhà cung cấp tăng giá khi gia hạn, phần mềm trả bằng USD bị ảnh hưởng tỷ giá, số người dùng tăng theo nhân sự. Mức dự phòng nên dựa trên những khoản phát sinh ngoài kế hoạch của doanh nghiệp trong năm nay.

Sau đó chia ngân sách theo quý: khoản nào chi khi nào, ai duyệt, ai theo dõi. Đánh dấu rõ ngày gia hạn các dịch vụ quan trọng (tên miền, hosting, phần mềm kế toán) để không bị gián đoạn. Cuối mỗi quý, so sánh thực chi với kế hoạch và điều chỉnh.

Những sai lầm thường gặp

• Chỉ tính giá mua, quên chi phí vận hành các năm sau.
• Mua phần mềm trước, nghĩ quy trình sau: phần mềm không giải quyết được quy trình chưa rõ ràng.
• Không có người chịu trách nhiệm theo dõi tài khoản, gia hạn và quyền truy cập.
• Dàn trải nhiều dự án nhỏ thay vì làm đến nơi 1–3 dự án quan trọng.
• Bỏ qua đào tạo: phần mềm mua về nhưng nhân viên vẫn quay lại dùng Excel.

Bắt đầu từ đâu nếu chưa có ai phụ trách công nghệ?

Nhiều doanh nghiệp nhỏ không có trưởng phòng IT. Khi đó, chủ doanh nghiệp hoặc kế toán trưởng có thể làm bước 1 và 2 (kiểm kê, phân nhóm) trong vài buổi. Với bước 3 đến 5, cần người hiểu cả quy trình kinh doanh lẫn công nghệ để chọn dự án ưu tiên và so sánh phương án. DTCSoft tư vấn chuyển đổi số cho doanh nghiệp: rà soát hiện trạng, chọn việc nên làm trước, ước tính chi phí theo từng phương án, và xây dựng phần mềm khi cần.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nhỏ nên dành bao nhiêu cho công nghệ?

Không có con số chung đúng cho mọi doanh nghiệp, vì còn tùy ngành, quy mô và mức độ phụ thuộc vào công nghệ. Cách thực tế hơn là bắt đầu từ chi phí vận hành hiện tại (kiểm kê ở bước 1), rồi cộng thêm chi phí cho 1–3 dự án gắn với mục tiêu kinh doanh năm tới.

Nên lập ngân sách công nghệ vào thời điểm nào?

Nên làm trong quý IV, cùng lúc với kế hoạch kinh doanh năm sau, để các dự án công nghệ có ngân sách ngay từ đầu năm và kịp triển khai trước mùa cao điểm.

Thuê bao phần mềm hay làm phần mềm riêng thì tiết kiệm hơn?

Tùy trường hợp. Hãy so sánh tổng chi phí trong 3 năm của cả hai phương án, gồm cả đào tạo, chuyển dữ liệu và tích hợp. Phần mềm có sẵn hợp với quy trình phổ biến; phần mềm riêng hợp khi quy trình đặc thù hoặc số người dùng lớn.

Ai nên duyệt ngân sách công nghệ?

Ban giám đốc duyệt tổng ngân sách và các dự án đầu tư. Nên có một người được giao theo dõi chi tiết: tài khoản, ngày gia hạn, thực chi so với kế hoạch, và báo cáo định kỳ theo quý.