Chấm công và tính lương nhiều ca: vì sao Excel không còn đủ

Với doanh nghiệp có nhân viên làm theo ca, tăng ca, ca đêm và nhiều loại phụ cấp, tính lương bằng Excel mỗi tháng tốn nhiều ngày công và dễ sai. Phần mềm chấm công tính lương giải quyết vấn đề bằng cách lấy dữ liệu trực tiếp từ máy chấm công, tự gán vào ca làm việc, áp dụng bộ quy tắc lương đã cấu hình và cho nhân viên tự xem công, phép, phiếu lương. Bài viết phân tích vì sao Excel không còn đủ, phần mềm cần những tính năng gì và cách chuyển đổi an toàn.

Vì sao tính lương nhiều ca bằng Excel dễ sai

Quy trình phổ biến ở nhiều doanh nghiệp: xuất dữ liệu từ máy chấm công, ghép với lịch ca và đơn nghỉ trong Excel, tính lương bằng công thức, rồi gửi phiếu lương giấy hoặc ảnh chụp. Khi quy mô và số ca tăng lên, các vấn đề sau xuất hiện:

• Ghép dữ liệu thủ công: lượt chấm công, lịch ca, đơn nghỉ, đơn tăng ca nằm ở nhiều nơi. Mỗi tháng phải ghép lại bằng tay hoặc bằng công thức phức tạp.
• Ca qua đêm: nhân viên vào ca lúc 22:00 và ra ca lúc 06:00 sáng hôm sau. Nếu gán lượt chấm công theo ngày lịch, một ca bị tách thành hai ngày và tính sai công.
• Quy tắc thay đổi theo chính sách: phụ cấp, hệ số, khấu trừ thay đổi theo thời gian. Công thức Excel bị sửa giữa chừng, khó biết tháng trước tính theo quy tắc nào.
• Thiếu kiểm soát: file lương được sao chép, gửi qua lại, ai cũng có thể sửa một ô mà không để lại dấu vết.
• Nhân viên không tự kiểm tra được: mọi thắc mắc về công, phép, lương đều dồn về phòng nhân sự sau khi đã chốt lương.

Các quy tắc thường gặp khi tính lương nhiều ca

Bộ luật Lao động 2019 quy định mức trả lương tối thiểu cho các trường hợp đặc biệt. Đây là những quy tắc phần mềm phải tính đúng:

• Làm thêm giờ: ít nhất 150% vào ngày thường, 200% vào ngày nghỉ hằng tuần, 300% vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương (chưa kể tiền lương ngày lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương với người hưởng lương theo ngày).
• Làm việc vào ban đêm (từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau): được trả thêm ít nhất 30% tiền lương của công việc làm vào ban ngày.
• Làm thêm giờ vào ban đêm: ngoài các khoản trên còn được trả thêm 20% tiền lương tính theo ngày làm việc bình thường.
• Giới hạn làm thêm: số giờ làm thêm không quá 40 giờ trong một tháng và không quá 200 giờ trong một năm, trừ một số ngành, nghề được làm thêm đến 300 giờ một năm theo quy định.

Ngoài phần bắt buộc theo luật, mỗi doanh nghiệp còn có quy định riêng: phụ cấp chuyên cần, phụ cấp độc hại, thưởng năng suất, trừ đi muộn về sớm, làm tròn giờ công. Khi số quy tắc tăng, công thức Excel trở nên rất khó kiểm tra. Lưu ý: bài viết chỉ mang tính tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành và quy chế lương của mình.

Phần mềm chấm công tính lương cần những tính năng gì

1. Đồng bộ dữ liệu máy chấm công tự động

Kết nối với máy chấm công vân tay, khuôn mặt hoặc thẻ qua SDK, phần mềm của hãng hoặc file xuất định kỳ. Với nhân viên làm ngoài văn phòng, có thể bổ sung chấm công trên điện thoại kèm định vị hoặc wifi văn phòng.

2. Lịch ca và gán chấm công vào ca

Xếp ca theo tổ, theo tuần, đổi ca, ca qua đêm. Lượt chấm công phải được gán vào ca dựa trên khung giờ của ca, không theo ngày lịch. Hệ thống cũng cần xử lý các trường hợp quên chấm, chấm nhiều lần, chấm ngoài khung giờ.

3. Đơn từ trên di động

Nhân viên gửi đơn nghỉ phép, đi muộn, công tác, đăng ký tăng ca trên app; quản lý duyệt theo cấp. Đơn đã duyệt tự động cập nhật vào bảng công, không cần nhập lại.

4. Bộ quy tắc lương cấu hình được

Phụ cấp, hệ số, khấu trừ, mức làm thêm giờ được cấu hình bởi phòng nhân sự, không phải sửa mã nguồn. Quan trọng hơn, bộ quy tắc cần có phiên bản theo kỳ lương: khi chính sách thay đổi từ tháng sau, việc tính lại tháng cũ vẫn cho ra đúng kết quả cũ.

5. Duyệt bảng lương trước khi chốt

Bảng công và bảng lương đi qua bước kiểm tra, duyệt của nhân sự, kế toán, ban giám đốc. Sau khi chốt, mọi điều chỉnh phải có lý do và người thực hiện.

6. Phiếu lương điện tử và tự phục vụ

Nhân viên tự xem bảng công, số ngày phép còn lại và phiếu lương của mình trên app hoặc web. Thắc mắc được phát hiện và gửi trong kỳ, trước khi chốt lương.

7. Bảo mật dữ liệu lương

Lương là dữ liệu nhạy cảm. Phần mềm cần phân quyền theo phòng ban, mỗi nhân viên chỉ xem được phần của mình, mã hóa các trường lương và ghi nhật ký mỗi lần dữ liệu lương được xem hoặc xuất ra.

8. Kết nối kế toán và ngân hàng

Xuất dữ liệu lương sang phần mềm kế toán, xuất file chi lương theo định dạng của ngân hàng, tổng hợp số liệu phục vụ khai bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân.

Mua phần mềm có sẵn hay xây theo yêu cầu

Phần mềm nhân sự, chấm công có sẵn phù hợp khi quy chế lương tương đối phổ biến và doanh nghiệp chấp nhận điều chỉnh cách làm theo phần mềm. Nên cân nhắc xây theo yêu cầu, hoặc xây thêm phần tính lương trên nền phần mềm có sẵn, khi:

• Quy chế lương có nhiều quy tắc đặc thù mà phần mềm có sẵn không cấu hình được.
• Cần kết nối sâu với hệ thống sản xuất, bán hàng để tính lương theo sản lượng, doanh số.
• Có nhiều nhà máy, chi nhánh với chính sách khác nhau.
• Muốn sở hữu dữ liệu và kiểm soát hoàn toàn quyền truy cập.

Các tiêu chí so sánh chi tiết có trong bài Xây phần mềm riêng hay mua phần mềm có sẵn.

Cách chuyển từ Excel sang phần mềm an toàn

1. Viết lại toàn bộ quy tắc lương hiện hành thành văn bản, kèm ví dụ tính cho từng trường hợp. Đây thường là lúc phát hiện các quy tắc chỉ tồn tại trong đầu một người.
2. Chuẩn hóa dữ liệu nền: hồ sơ nhân viên, mã chấm công, danh sách ca, số ngày phép còn lại.
3. Chạy song song bảng lương cũ và mới trong ít nhất một đến hai kỳ, so sánh từng người, giải thích từng chênh lệch.
4. Chốt kỳ lương đầu tiên trên hệ thống khi kết quả đã khớp và được nhân sự, kế toán xác nhận.
5. Mở app cho nhân viên xem công, phép, phiếu lương sau khi dữ liệu đã ổn định.

Bạn có thể xem một ví dụ về hệ thống HRM gồm lịch ca, đơn từ trên di động, bộ quy tắc lương có phiên bản và phiếu lương điện tử tại dự án tham khảo Hệ thống chấm công và tính lương nhiều ca. Việc số hóa các đơn từ và luồng duyệt cũng là một phần của giải pháp tự động hóa quy trình.

Nếu quy chế lương của doanh nghiệp bạn có nhiều quy tắc đặc thù, DTCSoft có thể cùng bạn phân tích quy tắc hiện hành và đề xuất phương án phù hợp. Tìm hiểu thêm về dịch vụ phát triển phần mềm theo yêu cầu.

Câu hỏi thường gặp